会社で車を使用したい場合に、レンタカーをスポットレンタルするのか車を所有するのかで、悩む担当者も多いでしょう。
そこで、レンタカーをスポットレンタルする場合と、会社で車を所有する場合の事務処理について、その違いを比較してみました。
1レンタカーをスポットレンタルする場合の事務処理
レンタカーをスポットレンタルする場合の流れと、その際に必要な事務処理の内容について解説します。
1-1.レンタカーの予約
会社でレンタカーを使用する際には、まず個人で使用する場合と同様に、Webサイトや電話などで予約をします。
その後、利用の当日にはレンタカー会社が指定する準備物を持参した上で、来店者が契約を行います。
例えば、全国に多数の店舗をもつ「ガッツレンタカー」の場合だと、当日に持参するものとして、運転する人の免許証と名刺、法人の代表印などとなっています。
1-2.支払い代金の会計処理
レンタカーを使用した後には、レンタカー会社へ支払ったレンタル代などを、会計帳簿へ計上します。
レンタカーをレンタルする際にかかる費用としては、レンタル代やガソリン代、保険料などがあります。
レンタル代は車両費や賃借料、ガソリン代は旅費交通費や車両費、保険料は損害保険料や車両費などでそれぞれ計上します。
会社で車を所有する場合には、レンタカーをレンタルする場合よりも、多くの事務処理が必要となります。
2-1.会計帳簿上で固定資産の管理
まず会社で車を購入した場合、10万円以上で１年以上使用できるものは、会計帳簿上で固定資産として管理します。
具体的には、購入した時に資産として計上し、毎年少しずつ減価償却費として費用化していくのです。
2-2.自動車保険の契約
会社で車を所有する際に必ず必要なのが、急な事故や車の破損に備える自動車保険の契約です。
大雨による車の水没など、車が破損した場合に修理代を補償してくれる車両保険は、保険料が高くなりますがつけておくと安心です。
また保険契約に、「26歳以上補償」などといった年齢制限をつける場合には、補償されない社員がでないように注意しましょう。
2-3.毎年の自動車税の納付
自動車税は、4月1日時点の車の所有者に課せられる税金で、多くの地域では毎年5月末までに納付が必要です。
税額は車の排気量で決まり、軽自動車で10,800円、一般的な乗用車では3万円〜4万円程度となっています。
2-4.車検や法定点検の定期的な実施
車を所有する場合には、新車で車を購入した3年後と、その後2年ごとに行う車検と、毎年行う法定点検を定期的に実施する必要があります。
車検が切れてしまうとその車に乗ることができず、法定点検も罰則はないものの、その実施は義務となっています。
レンタカーをスポットレンタルする場合と、会社で車を所有する場合とでは、会社で車を所有する場合の方が、事務処理の負担は大きくなります。
そのため、例えば名古屋など、東京都心と地方の中間くらいの地域で、目的地によっては車が欲しいと感じるような地域では、レンタカーの方がおすすめです。
一方で、車がないと生活ができないような地方では、頻繁にレンタカーを借りる方が手間となる場合もあるでしょう。
そのような場合には、長期的にレンタカーをレンタルできる、長期レンタルという方法もあります。
